Gewoon alles bewaren

Herbert Blankesteijn

Het Testbed Digtale Bewaring heeft aanbevelingen gedaan voor het opslaan van de e-mail bij de overheid. Mooi, maar de hoofdzaak zou moeten zijn: niets weggooien. Dat kan, want steeds meer e-mail neemt steeds minder ruimte in.

Het oudste mailtje op mijn harde schijf dateert van 1 maart 1995. Ik had voor die datum al e-mail, maar ben door onervarenheid en door technisch onheil een paar maanden mail kwijtgeraakt. Gelukkig heb ik tijdig bedacht dat je beter kunt bewaren dan weggooien. Net als oude brieven bevatten oude mailtjes de geschiedschrijving van je leven. Oók de mail van kantoor. Oh ja, toen werkte ik met die-en-die. Is dat project zó lang geleden? Hoe liep dat conflict ook weer af?

Als privépersoon en eenmansbedrijf kan ik dit soort beslissingen zelf nemen. Als ik internet wil, neem ik internet. Als ik programma's van internet wil downloaden en installeren, houdt niemand me tegen. Als ik het vertik mijn mail weg te gooien, dwingt niemand me. Daardoor heb ik nu een archief van onschatbare waarde. Als ik me een naam of onderwerp vaag herinner hoef ik dat maar in te tikken in de zoekfunctie van mijn mailprogramma. Dan komt steevast de correspondentie tevoorschijn, met de bijbehorende mailadressen en met de gegevens over de verzending tot op de minuut. Dat is niet alleen voor de sentimentelen; het heeft keihard zakelijk nut.

Kennissen die zuchtten onder het juk van een afdeling automatisering heb ik vaak beklaagd. Mailboxen met een inhoud van 2 MB, of 10 MB! Ik heb 100 MB! Beheerssoftware die 's nachts onaangekondigd correspondentie gaat weggooien omdat het maximum is overschreden. Weg namen, weg adressen, weg geheugensteun, weg bewijsmateriaal. Ik snap de dilemma's wel: als je dat soort maatregelen niet neemt, krijg je weer problemen met mensen die níet nadenken.

Wat ik minder goed begrijp is de Nederlandse reflex om alles bij het oude te laten hangende een onderzoek. Anderhalf jaar is dat Testbed nu bezig. Begin april is er een ongetwijfeld doordacht rapport verschenen waarin wordt gesteld dat het hard nodig is digitale documenten (waaronder mail) te bewaren en daarvoor criteria en strategieën te ontwerpen.

Maar dat Testbed is ingesteld omdat het probleem werd onderkend! Waarom is er geen noodmaatregel in werking getreden dat niemand meer iets van zijn computer of netwerk mag wissen?

Ik heb ook een strategie. Ik stop mail in mappen, ik orden documenten in een directorystructuur op mijn harde schijf, ik heb een backupbeleid. Deze werkwijze verandert voortdurend, maar er is een constante: ik gooi alleen bij uitzondering iets weg. Je gaat toch niet wachten met bewaren tot je de perfecte strategie hebt? Bewaren is altijd beter, want weggooien kan altijd nog en terughalen niet. Vraag maar aan archeologen.

Dit temeer omdat je mailarchief, ook al groeit het continu, met de jaren steeds minder ruimte inneemt. De hoeveelheid mail neemt elk jaar toe met ongeveer dezelfde hoeveelheid, terwijl de harde schijven elk jaar met hetzelfde percentage groeien. Ooit had ik 5 MB mail op een schijf van 200 MB (2%), nu is het 100 MB op 40 GB (0,25%)! Over vijf jaar heb ik een archief van circa 250 MB, maar wel op een harddisk van 1000 GB (0,025%). Ook de zoekmethoden worden sneller - al was het maar doordat ook de rekenkracht exponentieel groeit - en verfijnder. Het kost steeds minder tijd om mij groeiende mailvoorraad op een of andere zoekterm na te kijken. Drie of vijf jaar geleden hoorde ik een computeraar al zeggen dat hij nooit meer nadacht hoe of waar hij iets opsloeg. Hij vond het toch wel terug met de zoekfunctie.

Niks ten nadele van de plannen van het Testbed Digitale Bewaring - Xml gaan gebruiken is vast een goed idee - maar voordat hun volledige rapport is gepubliceerd, is 2003 voorbij, en voordat hun aanbevelingen zijn geimplementeerd is het 2005 of 2006. Dan is er vier tot vijf jaar overheidsmail, althans een nooit meer te achterhalen deel daarvan, verloren gegaan.

'[Voor het bewaren of vernietigen van mail] gelden in principe dezelfde criteria als voor 'normale' papieren post,' lees ik in het rapport. Dom! Want papieren nemen ruimte in en mail niet. Alles bewaren. Nu!