Gewoon alles bewaren

Herbert Blankesteijn

Het oudste mailtje op mijn harde schijf dateert van 1 maart 1995. Voor die datum had ik al e-mail, maar ik ben door onervarenheid en technisch onheil wat mail kwijtgeraakt. Gelukkig heb ik op tijd bedacht dat je beter kunt bewaren dan weggooien. In oude mailtjes zit, net als in oude brieven, een deel van de geschiedschrijving van je leven.. En dat geld ook voor de mail van kantoor. O ja, toen werkte ik met die-en-die. Is dat project zo lang geleden? Hoe liep dat conflict ook weer af?

Als privépersoon en eenmansbedrijf kan ik dat soort beslissingen gelukkig zelf nemen. Als ik internet wil, neem ik internet. Als ik programma’s van internet wil downloaden en installeren, houdt niemand me tegen. Als ik het vertik mijn mail weg te gooien, dwingt niemand me. Daardoor heb ik nu een archief van onschatbare waarde. Als ik me een naam of onderwerp vaag herinner, hoef ik dat maar in te tikken in de zoekfunctie van mijn mailprogramma. Dan komt bijna altijd de hele correspondentie tevoorschijn, met de bijbehorende maildressen en met de gegevens over de verzending op de minuut nauwkeurig. Dat is niet alleen voor de sentimentelen onder ons; het heeft keihard zakelijk nut.

Kennissen die zuchten onder het juk van een afdeling automatisering heb ik vaak beklaagd. Mailboxen met een inhoud van 2 MB, 10 MB, inclusief attachments. Bij mij geen limiet; op het moment is mijn archief 100 MB, kale tekst. Bij mij geen beheerssoftware die ’s nachts onaangekondigd correspondentie gaat weggooien omdat het maximum is overschreden. Weg namen, weg adresssen, weg geheugensteun, weg bewijsmateriaal.

Het Testbed Digitale Bewaring (hoe verzinnen ze het!), een club die anderhalf jaar geleden is ingesteld, heeft begin april aanbevelingen gedaan voor 'criteria en strategieën' inzake het opslaan van e-mail bij de overheid. Mooi, maar ze vergeten het belangrijkste: eerst ophouden met weggooien. Waarom is er geen noodmaatregel uitgevaardigd dat niemand meer iets van zijn computer of netwerk mag wissen?

Ik heb ook een strategie. Ik stop mail in mappen, ik orden documenten op mijn harde schijf, ik maak backups. De manier van werken verandert steeds, maar er is een constante: ik gooi zelden iets weg. Zelfs van spam weggooien heb ik wel eens spijt gehad. Je gaat toch niet wachten met bewaren tot je de perfecte strategie hebt? Bewaren is altijd beter, want weggooien kan altijd nog en terughalen niet. Vraag maar aan archeologen.

Dit temeer omdat je digitale archief, ook al groeit het continu, met de jaren alleen maar minder ruimte inneemt. Elk jaar komen er evenveel megabytes bij, terwijl de harde schijven elk jaar met hetzelfde percentage groeien. Ooit had ik 5 MB mail op een schijf van 200 MB (2½%), nu is het 100 MB op 40 GB (0,25%)! Over vijf jaar heb ik een archief van vermoedelijk ongeveer 250 MB, maar wel op een harddisk van 1000 GB (0,025%). Ook de zoekmethoden worden sneller - al was het maar doordat ook de rekenkracht exponentieel groeit - en verfijnder. Het kost steeds minder tijd om mij groeiende mailvoorraad op een of andere zoekterm na te kijken. Dat geldt voor mail, maar het geldt voor alle bestanden op een pc. Drie of vijf jaar geleden hoorde ik een computeraar al zeggen dat hij nooit meer nadacht hoe of waar hij iets opsloeg. Hij vond het toch wel terug met de zoekfunctie.

Voordat het Testbed Digitale Bewaring is uitgetest, is 2003 voorbij, en voordat hun aanbevelingen zijn gerealiseerd is het 2005 of 2006. Dan is er vier tot vijf jaar overheidsmail, althans een nooit meer te achterhalen deel daarvan, verloren gegaan.

Voor het bewaren of vernietigen van mail 'gelden in principe dezelfde criteria als voor "normale" papieren post,' lees ik in het rapport. Dom! Want papieren nemen ruimte in en mail niet. Alles bewaren. Nu!