Regels voor nette e-mail

Herbert Blankesteijn

Een van de handige kanten van elektronische post is dat je een ontvangen bericht met een paar handelingen kunt beantwoorden of doorsturen aan iemand anders. Maar te handig is ook mogelijk.

Laatst kreeg ik een mailtje waarvan de essentie was dat de afzender mij wilde waarschuwen voor een virus, dat niet ontdekt zou worden door mijn virusscanner. Kletskoek, de grote antivirusbedrijven hebben voor elk virus van betekenis binnen 24 uur een medicijn, terwijl die rare viruswaarschuwingen doordat ze steeds worden doorgestuurd meestal maanden oud zijn. Zulke nodeloze waarschuwingen hebben zelf het karakter van virussen gekregen. Onwetende en goedgelovige mensen sturen ze aan elkaar door en zo kan dit, overigens onschadelijke, virus zich vermenigvuldigen.

In het bericht dat ik kreeg zat de waarschuwing goed verstopt. Zeven mensen hadden het achtereenvolgens aan elkaar doorgestuurd, en in sommige gevallen tegelijkertijd aan tientallen anderen. Ik kon dat zien doordat elk van de zeven blind op de 'doorstuur' knop van zijn mailprogramma had geklikt zonder er acht op te slaan wat er precies werd doorgestuurd.

Bij doorsturen, en meestal ook bij antwoorden, maakt het mailprogramma een kopie van het originele mailtje. Bovendien wordt bij doorsturen een header toegevoegd. Dat is een overzicht met gegevens als afzender, onderwerp, datum, overige geadresseerden en soms ook allerlei cryptische gegevens over de route die het betreffende mailtje over Internet heeft afgelegd. Wie een doorgestuurd mailtje krijgt met een header erin, en dat zelf weer doorstuurt, voegt een nieuwe header toe, ditmaal niet over het oorspronkelijke bericht, maar over de doorgestuurde versie. Enzovoort.

Toen ik, als achtste-generatie-ontvanger, het goedbedoelde mailtje opende, moest ik door vier schermen vol headers ploeteren (ruim twee pagina's A4) met vooral honderden adressen van mensen die op dezelfde manier waren lastig gevallen, voor ik aankwam bij de fake waarschuwing. Ik hing aan een tak van de woest uitgegroeide stamboom van een nepvirus-virus.

In eerste instantie heb ik de afzender een paar krachttermen toegezonden. Dat is óók een beginnersfout in het gebruik van e-mail: toegeven aan je eerste boosheid. Daarna moest ik er weer excuses achteraan sturen. Niemand hoeft veel parate kennis over virussen te hebben en de intentie waarmee een mailtje wordt verstuurd is het belangrijkste.

Wel vind ik dat een mailgebruiker de plicht heeft zelf te lezen wat hij of zij verstuurt, de hele tekst, van begin tot einde, en zich af te vragen of de ontvanger er wijs uit kan worden. Om een handje te helpen: dat leidt tot de volgende simpele vuistregels bij het doorsturen en beantwoorden van mail:

= Wis, na het klikken op de 'Reply'- of 'Forward'-knop, alles behalve datgene wat de geadresseerde moet weten. Bijvoorbeeld de header, en eventueel andere niet relevante passages, zoals de signature, de automatische ondertekening die veel mailgebruikers aan hun post toevoegen. Als u op mail van mij antwoordt hoeft u me niet mijn eigen elektronische visitekaartje terug te zenden. (Als u dat wel doet en als ik daarna hetzelfde doe als u, krijgt u van mij een mailtje met drie signatures, twee van mij en een van uzelf er tussenin, enzovoort.) Trek dus de pijl van de muis met ingedrukte knop over de te wissen tekst heen en druk op Delete.

= Reageer 'per zin'. Achter een zin waarop u wilt reageren kunt u de cursor plaatsen en daar tikken wat u te zeggen hebt. Doe dat opnieuw bij de volgende zin die een antwoord of een vraag vereist.

= Zorg steeds voor een regel wit tussen tekst uit het origineel en uw eigen tekst. Dat maakt een en ander overzichtelijk.

De conventies voor papieren correspondentie zijn in de loop der eeuwen gegroeid en dienen de beleefdheid en de leesbaarheid. Voor zover ze voor e-mail bestaan, kent niet iedereen ze. Op scholen worden ze niet onderwezen - dat zou nou eens een zinvolle toepassing zijn van computers op school. Om beleefdheid maalt op Internet bijna niemand, maar de overzichtelijkheid van de post die je op het scherm leest is des te belangrijker. Regels voor correspondentie via e-mail zijn hard nodig.