Mail kan pijnlijk zijn

Herbert Blankesteijn

Bij een omroep waar ik een tijd heb gewerkt, kregen we eens een mail van een beginnend journalist, laat ik hem Pietje Puk noemen. De toon was wat arrogant, en een collega van mij stuurde het ontvangen mailtje rond met het retorische commentaar: 'Who the hell is Pietje Puk?' Hij maakte alleen een foutje: het mailtje met commentaar ging ook naar Pietje Puk zelf. Pijnlijk.

Zelf kreeg ik onlangs een mail die zo te zien betrekking had op een transactie van onroerend goed in Monaco. Of deze zaak het daglicht kon verdragen weet ik niet, maar in elk geval zullen de betrokkenen niet blij zijn geweest dat een buitenstaander kon meelezen.

Het is vanwege dit soort kwaaie kansen dat ik al jaren van de daken roep dat je in mail alleen maar dingen moet zetten die je ook van de daken zou durven roepen.

Heel leuk is het als minder sympathieke figuren door mail in moeilijkheden komen. Zoals bijvoorbeeld de beleggingsadviseurs van Merrill Lynch, die bepaalde fondsen aan hun klanten aanbevolen, terwijl ze in onderlinge e-mails over de aandelen spraken als 'pieces of shit'. Slecht en dom, een prima combinatie voor leedvermaak.

Of natuurlijk de jongens bij Microsoft. Eerst mailden ze elkaar dat ze Netscape zouden wurgen, daarna dat ze Windows wel konden gebruiken om RealNetworks buitenspel te zetten, en nu weer dat ze wel willen meedoen aan een organisatie voor webdiensten, als Sun maar buiten de deur wordt gehouden. Ze vinden zichzelf heel visionair als het om internet gaat, maar dat je elke e-mail net zo goed meteen kunt cc-en naar de rechter of de New York Times, wil er nog altijd niet in.

Huiskamervraag 1: Jullie eigen verhalen over pijnlijke mailtjes, graag!

Dit zijn de kenmerken die e-mail een permanent gevaar maken voor de gebruikers zelf:

- Je denkt niet altijd voldoende na over de inhoud.

- Een vergissing bij verzenden is makkelijk gemaakt.

- Anders dan bij post in een envelop, moet de ontvanger de tekst zelf lezen voor hij kan weten dat de mail verkeerd is geadresseerd of per abuis verzonden.

- Mail zonder encryptie is niet veilig en kan onderweg door veel onbevoegden worden gelezen.

- Eenmaal verstuurde mail is moeilijk de wereld uit te krijgen. Op de servers van providers, in de vorm van backups, en natuurlijk op de computers van ontvangers kan een bericht eindeloos lang worden bewaard.

Het is in het bedrijfsleven in de mode om aan elke e-mail een disclaimer te hechten waarin staat dat de mail vertrouwelijk is en alleen bestemd voor de geadresseerde, en dat het verboden is de inhoud te verspreiden of te gebruiken, en verder dat de afzender de juistheid niet garandeert, en dat hij geen aansprakelijkheid accepteert voor schade die als gevolg van het bericht ontstaat.

Zielige, holle frasen. In de eerste plaats is het tegenstrijdig om de mail te kiezen als communicatiekanaal, en tegelijkertijd niet te vertrouwen op de intacte aankomst van je bericht. Als dat werkelijk zo onzeker is, waarom wordt de mail dan gebruikt door bedrijven? Denkt de afzender dat zijn disclaimer onbeschadigd aankomt? Zo niet, gebruik een ander medium! Indien wel, zeur dan niet.

Verder is het lachwekkend een mededeling zo te versturen dat er op tientallen systemen kopiën van ontstaan, en vol te houden dat de ontvanger vertrouwelijkheid in acht moet nemen. Psychologen zouden zich moeten buigen over de vraag of het wel altijd mogelijk is géén gebruik te maken van informatie die je per abuis krijgt. Stel dat je per ongeluk verneemt dat je een ongeneeslijke ziekte hebt, of dat je aandelen zullen dalen, dan is het erg moeilijk hier niet op te reageren.

Huiskamervraag 2: Wat doe je zelf om vervelende vergissingen te voorkomen?

Gebruikers van e-mail moeten zelf rekening houden met de beperkingen van het medium, en deze last niet leggen bij hun advocaten of bij hun correspondenten. Vertrouwelijke informatie moet op een discrete manier worden overgebracht en niet van de daken geschreeuwd. Soms is een fluisterend gesprek of een aangetekende brief beter.