Mail met maximaal effect

Herbert Blankesteijn

E-mail is gelijkwaardig geworden aan telefoon en post. Er zijn nog wat haarden van verzet, maar je hebt ook mensen die nooit een brief schrijven, of die niet durven te bellen. Omdat mail meer gevarieerd is in gebruiksvormen, gebruiken mensen het medium niet altijd optimaal. Zonder de pretentie van volledigheid volgt hier een aantal tips.

Mailen doe je met een mailprogramma, zoals je brieven schrijft met een tekstverwerker en het World Wide Web besurft met een browser. Een mailprogramma werkt schrijfmachine, en daarnaast als adresseermachine en brievenbus, als sorteerder en archief. Een paar van de belangrijkste zijn Outlook Express, Eudora (www.eudora.com), Netscape Mail (home.netscape.com) en Pegasus (www.pmail.com).

Outlook Express (OE) is het standaard mailprogramma van Windows. De eigenaar moet alleen de gegevens van zijn e-mailaccount invoeren: zijn mailadres, gebruikersnaam en wachtwoord en de adressen van zijn mailservers. De laatste zijn de computers die bij zijn provider het mailverkeer regelen. Deze gegevens moet de provider leveren.

Een alternatief mailprogramma moet worden gedownload (of op cd verkregen) en geïnstalleerd. De genoemde drie zijn gratis, maar de gratis versie van Eudora vertoont advertenties. Omdat die advertenties bij het starten van het programma worden geladen en bij het inloggen op internet worden ververst, bevriest het programma op oudere computers zo nu en dan. Het is dan te druk bezig met de 'boodschappen'.

Een ander mailprogramma installeren betekent extra moeite, maar daar staan voordelen tegenover. Alternatieve mailsoftware heeft bijvoorbeeld betere mogelijkheden om te zoeken in bewaarde mail, werkt beter als verschillende mailadressen worden gebruikt vanuit één mailprogramma (daarover straks meer), en is beter beveiligd tegen virussen.

Virussen kunnen verborgen zitten in attachments (in OE: bijlagen): bestanden die met mail worden meegestuurd. De laatste versies van de bekende virusscanners, zoals McAfee en Norton, scannen alle attachments voor de gebruiker ze ziet - welk mailprogramma hij ook heeft. Maar nieuwe virussen worden zo niet gesnapt. OE is voor bepaalde virussen moeilijker dicht te timmeren dan andere mailprogramma's. Bovendien zoeken bijna alle virussen van het afgelopen jaar op de besmette computer naar het adressenboek van OE, om zichzelf naar de contactpersonen van de eigenaar te mailen. Wie onverhoopt zijn eigen pc infecteert, bewijst zijn relaties een dienst als hij een ander mailprogramma heeft dan OE. De besmetting plant zich dan niet voort.

Mail lees en schrijf je liefst off-line, dus zonder internetverbinding. De telefoonrekening wordt dan ontzien. Alle uitgaande mail wordt na het schrijven in de wachtrij geplaatst. Inloggen doe je als alles klaar staat. Na het tot stand komen van de verbinding kan met één klik alle mail worden weggestuurd. Tegelijkertijd wordt de nieuwe mail opgehaald. Afhankelijk van de hoeveelheid mail duurt dit enkele seconden tot enkele minuten. Daarna kan de verbinding worden verbroken. Mail is zodoende extreem goedkoop.

Het is niet noodzakelijk te mailen met een mailprogramma. Soms is het zelfs af te raden. Toen gratis internet nog jong was, boden de gratis providers alleen 'webmail' aan (mail met een mailprogramma heet 'popmail'). Deze vorm van mail gebruikt normale mailadressen, maar de abonnee kan mail alleen lezen en versturen via de browser, het websurfprogramma dus. Voordeel voor de gebruiker is, dat er maar één programma nodig is. Voordeel voor de provider is, dat het goedkoper is en dat het venster waarin de abonnee zijn mail ziet, voorzien kan worden van reclame. Technisch komt het verschil hierop neer, dat bij popmail de mail op de harde schijf van de gebruiker belandt, terwijl bij webmail de browser een soort venster is op de mail, die de server bij de provider niet verlaat. Een nadeel voor de gebruiker is, dat de mail redelijkerwijs alleen behandeld kan worden met open internetverbinding. Het is dus duurder. Ook ontstaat op de pc van de gebruiker geen archief van alle verzonden en ontvangen mail.

Webmail is vooral aantrekkelijk onderweg. Niet iedereen heeft een notebook met alle eigen mail en instellingen, en met een mobiele dataverbinding. Voor wie 'light' reist is een computer met internet ter plaatse niet moeilijk te vinden (zie evt. www.netcafes.com). Via de site www.twigger.nl of via een site van de eigen provider kan iedereen zijn mail inzien en beantwoorden. Wie dat wil doen moet wel mailadres, gebruikersnaam en wachtwoord paraat hebben. De mail die zo wordt gelezen komt later ook nog op de eigen pc aan. Stuur van elk vanuit den vreemde verzonden mailtje een kopie naar het eigen mailadres, om later thuis een bewijsstuk te hebben.

Wie alleen bij de werkgever een mailadres heeft kan een gratis extra mailadres nemen bij een van de vele bedrijven die dat aanbieden: Hotmail.com, Freemail.nl, Yahoo.com, Homestead.com, het kan niet op. Een account bij een gratis internetprovider in Nederland levert ook een of meer privé-mailadressen op. Daar kan dan persoonlijke mail heen en de mail die op vakantie moet worden gelezen. De mail die op dit extra adres arriveert kan hetzij via webmail, hetzij via het mailprogramma worden behandeld.

Dank zij gratis internet en dank zij de gratis e-maildiensten kan iedere persoon zoveel mailadressen hebben als hij wil. Het is dan ook onnodig dat twee personen een mailadres delen, wat nog wel eens voorkomt. In een modern mailprogramma kunnen verschillende mailadressen worden ingevoerd, zelfs bij verschillende providers, en de mail daarvoor kan in dezelfde sessie worden opgehaald. Filters (in OE: berichtregels) kunnen ervoor zorgen dat de mail automatisch voor elk adres apart in een map wordt opgeborgen. Een persoon kan ook voor verschillende doelen verschillende adressen hebben. Dezelfde filters kunnen ongewenste mail op grond van bijvoorbeeld afzender ongelezen weggooien.

Hoe een en ander precies werkt, verschilt per mailprogramma en per provider. In de schermhandleidingen van de software en op de websites van de genoemde bedrijven is volop informatie te vinden. De praktijk is de beste leerschool.

Kader: de kunst van het mailen

Wie alles technisch voor elkaar heeft, kan valkuilen tegenkomen bij het opstellen en versturen van mail. Een paar veel voorkomende fouten:

= Een mail beantwoorden met de knop 'Beantwoorden' en de afzender zijn hele eigen tekst terugsturen, met een antwoord ervoor of erna. Niet nodig en hinderlijk voor uw correspondent. Stuur alleen die passages terug waar u op reageert en wis de rest. Plaats uw reactie steeds na de zin waarop u reageert, met een witregel ertussen.

= Een rondschrijven aan een aantal geadresseerden, zoals een uitnodiging, beantwoorden met 'Allen beantwoorden'. Alle ontvangers krijgen dan ook uw verzoek aan de afzender om een routebeschrijving.

= Zelf een rondschrijven versturen met alle ontvangers in het 'Aan:'- of 'Cc'-veld. Zo krijgt iedereen alle adressen te zien, wat niet zo netjes is. Beter is, alle adressen in te vullen in het 'Bcc'-veld (in OE: Beeld - Alle koppen).

= Viruswaarschuwingen doorsturen. Er circuleren veel verzonnen waarschuwingen tegen 'gevaarlijke' virussen, meestal met de oproep alle contactpersonen via de mail te verwittigen. Niet doen. Het is altijd onzin, het bezorgt uw relaties overlast en het genereert overbodig verkeer.

Een goede test is, elke mail die u verstuurt helemaal te lezen, dus elk woord, van het begin tot het einde. Als u dat niet kunt opbrengen, heeft u teveel onzin meegekopieerd.