Nadelen van mail

Herbert Blankesteijn

Een onderzoek van bureau Heliview heeft uitgewezen dat e-mail nu voor de meeste bedrijven een belangrijker medium is geworden dan post en fax. Alleen de telefoon ligt nog voor op de mail, maar dat zal niet lang zo blijven als het e-mailverkeer zo blijft groeien als het nu doet: met 30 procent per jaar.

Dit is bekend geworden een paar dagen nadat Disney-topman Michael Eisner waarschuwde voor e-mail. Hij zegt dat conflicten binnen het Disney-concern nogal eens het gevolg zijn van botheid of onduidelijkheid in e-mail.

De voordelen van mail zijn bekend: Mail is snel en goedkoop ongeacht afstand, je hoeft niet te adresseren of naar de brievenbus, en de ontvanger hoeft niet aanwezig te zijn. Het perfecte medium voor berichten.

Maar het is waar dat e-mail als het ware vraagt om emotionele, ongecontroleerde mededelingen. De gesprekspartner is op veilige afstand en kan niet onmiddellijk reageren zoals bij een telefoongesprek. Een mailtje is met een klik verstuurd en wordt niet altijd nog eens overgelezen zoals een brief.

Er is meer aan e-mail dat niet deugt. Mensen reageren soms niet op een vraag of verzoek. De afzender weet dan niet wat er aan de hand is. Is het bericht ontvangen en wordt er gehandeld? Is het zoekgeraakt? Of is het wel ontvangen maar niet in goede aarde gevallen? Is de geadresseerde afwezig? Kan de ontvanger de hoeveelheid mail niet meer aan? Is het mailtje wel gelezen, maar te vluchtig? Verdrinken de serieuze berichten in de kettingbrieven en de waardeloze reclamemail? De afzender moet nog eens mailen - of bellen - om uitsluitsel te krijgen.

Een ander probleem is, dat veel gebruikers van mail denken dat je in mail niet zorgvuldig of beleefd hoeft te zijn. Mailtjes staan vaak vol fouten en zijn rommelig opgebouwd. Het zou goed zijn als op de middelbare scholen conventies werden onderwezen voor het schrijven van fatsoenlijke e-mail. Een goed begin is, dat recentelijk een boek is verschenen onder de titel 'E-mail etiquette', door Liesbeth Koenen en Rik Smits. Verplichte kost voor iedereen die wil mailen in plaats van faxen, zonder daarbij misverstanden te veroorzaken.